製品・ソリューション

第五次医療改正を機に管理項目が増え、それまでのシステムでは管理が難しくなっていました。管理が難しくなったことからもう一つの課題として、実際にある医療機器の数と資産管理台帳の台数が合わないという現状がありました。購入・廃棄は事務部門、管理は現場で行うため、特に廃棄情報が漏れやすく、棚卸の際などに現場と事務で差異が生じていました。
それは医療機器に限ったことではなく、車いすやベッドなどの病院の備品一つひとつに同じことが言えましたし、事務部門としては医療機器だけでなくそういった資産も管理したいと思っていました。栄養管理課では冷蔵庫などの設備の修理管理、情報システム課では IP アドレスが管理できるシステムを探していました。各部署に様々な課題があり、統一して管理できるシステムを探していました。

当院では廃棄機器の点検記録も数年保存しているので、ペーパーレス化により記録の保管スペースがかなり削減されました。またデータがすぐに取り出せるので、該当記録を探す手間もかかりません。貸出などの記録を感覚的に分かりやすく見ることができるので、稼働が少ない機器や過剰にある機器などを適切な所有数に調整でき、またそれにより点検台数の削減につながるなど、これまで見えていなかったコストの無駄を省くこともできています。また、管理が難しかった医療機器安全管理責任者が行う研修の記録も ACE でできるようになり、資料作成などの業務の効率化にも繋がっています。タブレットで手順を確認しながら記録ができるので、操作や点検の手順を横について教える期間を短くすることも可能になりました。人手不足の面でも助かっています。
また、患者さんが使用中の機器の点検に関しては、機器に紙を取り付けて管理していたため、感染症予防など衛生面の問題も気になっていました。今はタブレットで記入できるため、病院としての安全性がより向上したと思います。
病院全体で統一のシステムを入れたことで、資産管理などの考え方を事務部門とも共有するようになり、コミュニケーションが生まれました。現場ごとでの管理から、それぞれの立場の考えを共有していくことで病院全体での一体感が生まれてきていると思います。

栄養管理課では、細かく予算を管理しています。食材料以外の購入品目もとても多く、修理も定期的に発生します。食器や大型厨房機器などの管理は Excel を駆使して行っていましたが、会計や棚卸、在庫管理など、目的別で複数のファイルやシートで管理していたため、何度も入力する手間がかかったり、入力漏れがあったりしていました。ACE を導入してからは、入力の手間が減ったことによる効率化はもちろん、修理の履歴などもまとめて確認できるようになったため、修理コストの整合性の確認や、次期予算を立てる際の資料としても役立っています。
また、食器は在庫管理をしていますが、これまでは管理が煩雑だったので取り出した食器の数が共有できておらず、一から数え直す作業をしていました。ACE で一覧表を印刷して記入することで共有ができ、数が合うようになりました。管理画面には備品の画像を登録できるため、様々な種類の食器を視覚的に判断できるのは便利ですね。

九州テンさんは対応が早く、他の病院様での見識もあるため、こちらが考えていなかった機能の提案もしてくださり非常に助かっています。また、九州テンさんが各部門とのやり取りの架け橋となっていただいているところもあり、ありがたいです。ACE の機能は本当に様々なところに生かせるものだと思っているので、検査室や放射線などでも点検の管理や、ME 以外での研修や日直・当直の記録などにも今後生かせると思っています。
今は医療機器をメインに登録していますが、今後は全ての備品に QR コードを貼り、総務課の課題である棚卸作業の効率化ができることに期待しています。